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Mucho más que planta libre

En 2019 es casi impensable que alguien diseñe o remodele un espacio de trabajo considerando separaciones como las del pasado. Parece que cuando las paredes y tabiques cayeron fue para siempre y que el open plan, open space o planta libre es el paradigma ineludible, sin importar el tipo de actividad que se desarrolle en una oficina. Más allá de los ahorros que significa para las compañías, muchos de los que la adaptaron están comprendiendo hoy que no era la solución en sí misma, que había mucho que estudiar antes y mucho que modificar después de implementar.


Apoyo mobiliario
Cuando los hermanos Bouroullec lanzaron la superficie de trabajo que crearon para Vitra, unos pocos años antes del 2000, en una feria en Colonia, muchos dijeron que estaban locos. ¿Quién va a querer trabajar en una superficie extensa y compartida, con caballetes en lugar de patas, para sentarse en cualquier puesto para leer, reunirse, extender planos o comer incluso? “Pero ellos sabían que lo que estaban proponiendo era un concepto, no una mesa. Ese concepto tomó tanta fuerza que hoy ninguna empresa que fabrique muebles no tiene una línea de este tipo. Ya en los 80 Vitra visionaba cómo trabajaríamos, y eso sería sin paredes ni tabiques, en un solo gran espacio de manera que las sinergias, la relaciones, la forma de trabajar interna generara una mayor productividad. Bajo ese concepto original empezaron a aparecer piezas de mobiliario para apoyarlo. Así nació, un par de ferias después, Alcove, sillón de paredes altas que aporta más respuestas. Con el que puedo obtener cierta privacidad enfrentando un sofá con otro en este gran espacio. Así también inventaron una serie de piezas como mesas móviles, con alturas regulables, pequeños boxes, etc.”, así es como Pablo Valenzuela  –socio de Acero–  conoce y relata la evolución más reciente de la oficina.

Cuando muchas organizaciones ya han adoptado el concepto de open plan aparece la sensación de que se requieren más elementos que nos permitan funcionar de la manera en que necesitamos. “Para apoyar necesidades como ciertos grados de privacidad aparecen recursos como las cortinas móviles (Wave, de Silent Gliss), silenciosas, decorativas, que pueden ser acústicas, que pueden estar completamente ocultas y aparecer para convertir un espacio abierto en varios cerrados. Para necesidades específicas, respuestas específicas. La receta parece ser un mobiliario que resuelva en sí mismo una gran cantidad de problemáticas. Eso es lo que ha hecho trascendentes a los diseñadores que lo han logrado”, opina Pablo Valenzuela.

Pero para él la gran revolución –que sin duda afectará también la manera de entender y desarrollar mobiliario de oficina– no tiene que ver con abrirnos o cerrarnos más, sino cómo entendemos la oficina en general: “La oficina se está convirtiendo más que nada en un espacio para comunicarnos y relacionarnos con la gente con la cual trabajamos, no para trabajar propiamente tal. Con las libertades generadas por la tecnología, todo el trabajo de escritorio está perdiendo terreno que gana a su vez la necesidad de comunicarnos con las personas que nuestro trabajo requiere. El escritorio conceptualmente está un poco condenado a desaparecer”. Vitra apunta hoy a áreas más parecidas a un cowork, a un lounge, que permite el mismo desempeño que un escritorio. Están desarrollando, por ejemplo, Soft Work, un sofá modular energizado, que tiene la altura de una silla, al que solo acercando una mesa y sillas permite una reunión.

 

Los nuevos espacios
Carolina Pérez –gerenta general de Contract Workplaces Chile– comparte la visión de Valenzuela en relación a la evolución de los espacios de trabajo, pero ella usa estas palabras: “El espacio de trabajo hoy se transforma en una herramienta de gestión y de generación de experiencias en los equipos de trabajo. Como tal, tiene que responder a los requerimientos de cada organización. Una planta abierta permite algunas actividades pero no va a funcionar sin otros espacios que le den soporte. Desde lo más tradicional, que son las salas de reuniones, hasta espacios que permiten juntarse de manera más informal. Hoy se busca la diversidad de estos espacios, que las salas de reuniones tengan objetivos específicos, lo mismo con los espacios informales”.

En la experiencia de Contract, estos espacios informales juegan un rol estratégico, que debe alinearse con la cultura de cada organización; no funciona lo mismo en cualquier oficina. “En general se busca que los integrantes del equipo generen vínculos como personas, no de acuerdo a sus roles en el trabajo. Dentro de la idea de bienestar tiene que estar la posibilidad de distensión, salir de una actividad de alta concentración y en la misma oficina encontrar un lugar de relajo. Tenemos clientes que han optado por música, otros han preferido relajación y acceso a meditación. Otro objetivo es potenciar la capacidad de innovación en un equipo de trabajo. El cambio de entorno busca generar nuevas ideas; cuando físicamente tu cuerpo tiene otra posición te pasan cosas distintas y piensas de manera distinta. Está comprobado que eso tiene impacto en la capacidad de innovar”, explica Carolina Pérez.

Finalmente, todas las compañías hoy se ven enfrentadas a atraer nuevas generaciones. Estas ya no ven el trabajo como deber, sino como una actividad más en un continuo que es su vida, dentro y fuera del trabajo. En ese contexto el juego tiene un lugar mucho más natural que en una oficina de los años 90.
“Hemos aprendido que antes de partir con el diseño de un espacio hay que entender muy bien la cultura y las dinámicas de los distintos equipos y personas que trabajan ahí, proponer un mix de espacios que den soporte a todas esas actividades que se realizan”.

Antes y durante
“El open space partió en EE.UU. y se extendió por Europa como una manera de buscar igualdad, de abrir espacios, echar abajo tabiques y que todos se pudieran sentar en un lugar sin designación. Eso significa ahorros inmensos para la empresa y muchas empezaron a abrir sus espacios sin pensar en la operación que requerían”, dice Keith Carrizo. CBRE, la empresa en la que el ocupa el cargo de director de Project Management, se encuentra con este tipo de situaciones frecuentemente. “Este año ha estado marcado especialmente por la tendencia en nuestros clientes a optimizar esos espacios. Partiendo por el tema del confort del empleado y la retención del talento, también por las repercusiones de la economía, por el crecimiento que se ha visto bastante lento, y por lo tanto las empresas han necesitado revisar estos temas”, dice Keith. CBRE comienza por un estudio de la operación de la compañía mediante un equipo enviado a observar el día a día, levantando información como las horas de uso de las oficinas, las reuniones que se tienen y cuántas personas participan, por ejemplo. “Esas observaciones recopiladas entran a una plataforma que arroja información importante. Por ejemplo, para un cliente recientemente arrojó que necesitaban 13 salas de reuniones pequeñas, que llamamos focus rooms, para tres o cuatro personas. En principio les pareció una exageración, pero cuando contrastaron esta información con sus agendas les hizo sentido. Cuadramos los números y efectivamente necesitaban esa cantidad de focus rooms, mientras la board room la usaron una vez en el mes”.
Otro ejemplo: la relocalización de una empresa. El cliente tenía un edificio propio y se cambió a varias plantas de un edificio de CBRE. Se trata de una empresa mixta pero cuyo fuerte es la ingeniería. Uno de sus requisitos era contar con planta abierta pero sin sufrir el problema del ruido ambiental. “Ese tipo de feedback lo recopilamos al momento de sentarnos a diseñar. Logramos dar solución con un sistema de absorbentes acústicos, paneles ranurados de mucho diseño así como revestimientos también muy modernos que cumplen la función de reducir los ruidos”.

CBRE también provee un servicio que se llama Change Management, y consiste en sensibilizar a los empleados en empresas que pasan de muchas oficinas privadas a una open space 360. “Una preparación para ese cambio puede evitar muchos problemas. Cuando te vas a hacer una cirugía, pasas por etapas previas, te preparas. Es algo muy similar, es un proceso que comienza en el diseño y llega hasta el final de la obra; que contempla mucho coaching, eventos, focus groups, trabajo con las áreas de comunicaciones para que anuncien correctamente los cambios, y se entiendan los beneficios. Si vamos a quitar oficinas privadas, qué les vamos a dar a cambio; se incentiva el home office, convenios con restaurantes, por ejemplo”.

Entorno
Cuando se pone el foco en la condición de persona del trabajador y se busca su bienestar, la localización del lugar de trabajo es fundamental. Especialmente para las nuevas generaciones ya no solo es importante la conectividad, la cercanía con líneas de metro y otros medios de transporte. Como trabajadores a veces prefieren reunirse más informalmente en restaurantes y cafés; como personas tienen intereses como el deporte y aprecian tener gimnasios o estudios de yoga cerca.